Первичные и закрывающие документы в бухгалтерии - что входит

Независимо от степени доверия между партнерами, их отношения необходимо оформлять документально. Для этого существуют первичные документы, требования к которым прописаны в законе «О бухгалтерском учете» от 06.11.2011 № 402-ФЗ.

Доказательством совершения сделки (например, поставки материалов, оказания услуг) являются закрывающие документы, – это формы документации, фиксирующие факт выполнения обязательств.

Разбираемся в определениях

Бухгалтерский документ – это способ «записи» деятельности компании, с помощью которого можно «увидеть», чем занимается организация, в каком финансовом положении находится и пр.

Бухгалтерские документы могут быть первичными и вторичными. Если говорить о том, что такое первичный документ, то следует обратиться к его функции – фиксации определенной операции (акт, например, подтверждает оказание услуги). Он становится основанием для внесения соответствующих записей в учете, которые впоследствии могут использоваться для формирования вторичных документов (например, сводных ведомостей).

Разбираясь в вопросе, что такое закрывающие документы для бухгалтерии, нужно помнить об их главном назначении – закрыть сделку. Подписи на данных документах – свидетельство того, что все обязательства выполнены.

Сколько хранить первичку

Ведение документального учета – это важная часть деятельности бухгалтера. Налоговая инспекция предписывает хранить первичные документы в течение пяти лет после отчетного года (статья 23 пункт 1.8). Такие же сроки установлены в законе ФЗ-402.

Отсутствие отчетной документации – это грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету. За отказ предоставить первичку по запросу инспекции (если сроки ее хранения еще не истекли), организация наказывается штрафом 5-10 тысяч рублей. Повторное нарушение увеличивает сумму до 10-20 тысяч рублей (КоАП РФ Статья 15.11.).

Документы на разных этапах партнерства

То, что оформляют первичным учетным документом, зависит от этапов сделки.

1. Начальный.

В начале сотрудничества контрагенты выясняют взаимные бизнес-потребности и возможности их реализации. На данном этапе используются договор и счет.

Под договором понимается соглашение, в котором прописаны права и обязанности сторон, а также условия их изменения и прекращения (ГК РФ статья 420). Для того чтобы контракт имел юридическую силу, он должен быть правильно оформлен и подписан обеими сторонами.

Чаще всего договор включает:

• участников сделки (кто договаривается);
• предмет (например, какой товар будет поставлен);
• сроки поставки материалов, оказания услуг;
• информацию о том, когда и каким образом будет проходить оплата (частичный или полный аванс, расчеты после получения услуги) и другие пункты.

Основное назначение счета – указание стоимости. Установленных законом требований по составлению данного документа нет. Как правило, он содержит:

• номер и дату;
• товары или услуги (количество и цену);
• итоговую стоимость (отдельно выделяется сумма НДС);
• реквизиты и контакты получателя денежных средств.

Следует принимать во внимание, что согласно 402-ФЗ, данный документ не является первичным, поэтому требования по оформлению, указанные в статье 9 этого закона, к нему не применяются. Так, счета необязательно подписывать, хотя обычно директор и главный бухгалтер это делают, подтверждая таким образом правильность документа.

2. Этап оплаты

Если говорить о первичной документации в бухгалтерии, что это такое на этапе оплаты, то следует упомянуть о кассовых чеках, квитанциях, БСО и банковской выписке. Первые три применяются при использовании наличных денег.

Выписка с расчетного счета – это так называемый реестр расчетов, из которого можно увидеть, когда были отправлены (получены) денежные средства, кому (от кого) и в каком количестве. Документ выдается банком, в котором открыт счет организации (в бумажном или электронном виде). Однако выписка с р/с не только предоставляет информацию, но и является подтверждающим документом при налоговых проверках.

Один из самых распространенных документов первичного учета – это кассовый чек, который оформляется во время расчетов с покупателями. Согласно федеральному закону 54-фз, он может быть напечатан с помощью ККТ (контрольно-кассовой техники) или в электронном формате.

В соответствии с 54-фз (статьей 4 пунктом 7) чек должен содержать определенные реквизиты, среди которых номер документа, регистрационный № ККТ, дата и время покупки, название и ИНН продавца, QR-код и др.

Альтернативой кассовому чеку (только при расчетах с населением) служит БСО – бланк строгой отчетности, который выдается за оказание бытовых услуг. С 2021 года такой документ оформляется посредством онлайн-кассы, через которую информация об оплате сразу передается в налоговую.

Некоторым предпринимателям разрешается не применять кассу (например, ИП, ремонтирующим обувь и работающим на патенте). Они могут не выдавать чек, а использовать типографские бланки или даже печатать их на принтере.

Как и в кассовом чеке, в БСО должны присутствовать обязательные реквизиты:

• наименование (БСО);
• порядковый номер за смену;
• день, время расчетов;
• адрес;
• название и ИНН организации;
• система налогообложения;
• наименование услуг;
• цена за единицу;
• QR-код и др.

Один из первичных документов, который предприниматели иногда выдают покупателю, – квитанция. Однако, согласно закону, при получении денег продавцом должен быть выдан либо чек, либо (для некоторых категорий ИП) БСО с наличием определенных реквизитов. Использовать только одну квитанцию неправильно.

3. Передача товаров или оказание услуг

Распространенная на данном этапе первичка – это товарные накладные, чеки, акты оказания услуг или выполнения работ.

Отвечая на вопрос, что такое первичная документация в бухгалтерии на этапе передачи товаров, следует обратиться к ее главному назначению – подтверждению сделки. Доказательством того, что продавец доставил материалы, а покупатель правомерно потратил деньги (чем всегда интересуется налоговая инспекция) является товарная накладная ТОРГ-12. Этот документ оформляется, когда товар поставляется юридическому лицу, и содержит информацию:

• о сторонах сделки;
• наименовании, количестве и цене материалов;
• общей стоимости, сумме НДС;
• дате поставки и отражения в учете и др.

Товарные накладные всегда распечатываются как минимум в 2-х экземплярах и подписываются участниками сделки. Обе компании проставляют свои печати.

При доставке материалов физическому лицу вместо накладной компания оформляет товарный чек. Чаще всего его запрашивают подотчетные лица, когда покупают что-либо для нужд организации. Определенной формы товарного чека нет. Продавец разрабатывает ее самостоятельно, включая обязательные пункты с информацией о компании и продукции.

Если говорить о закрывающих документах для бухгалтерии – что входит в список при оказании услуг и выполнении работ, то это будут акты (например, на доставку, аренду, ремонт, техническое обслуживание и др.). Они так же, как и накладные, составляются в двух экземплярах с подписями и печатями.

Контроль и хранение первичной документации

Прием, проверка и отражение документации в бухгалтерском учете – это регулярная деятельность специалистов бухгалтерии. Наличие первички позволяет без каких-либо рисков проходить налоговые проверки и решать возможные разногласия с партнерами.

На стадии приема документов в работу обязателен контроль правильности их заполнения. Из-за отсутствия, например, наименования товаров в ТОРГ-12 компания не сможет возместить НДС. Кроме наличия всех пунктов важно проконтролировать, чтобы были подписи лиц, наделенных правом их ставить.

Для удобства разные виды документов подшиваются в отдельные папки в хронологическом порядке (например, счета-фактуры 1 квартал 2021 год).

Чтобы не лишиться столь ценных документов, необходимо обеспечить безопасные условия их хранения. Для этого первичку помещают в специальные шкафы в выделенном помещении и назначают ответственного. То, что не требуется в текущей работе, сдается в архив (можно заключить договор с архивной компанией).

Автор

Арсен Казиев

07.09.2021

Поделиться