Бухгалтерия на аутсорсинге - плюсы и минусы, кому подходит

Бухгалтерский аутсорсинг — его плюсы и минусы требуют внимательного анализа. Кому такой формат подходит? Когда выгоднее держать бухгалтера в штате? Что такое аутсорсинг? Насколько безопасно передавать учет сторонним специалистам? В статье разбираем преимущества и недостатки этого подхода.

Что такое бухгалтерский аутсорсинг

Аутсорсинг бухгалтерии — это полная или частичная передача учета профильной фирме. Эта услуга появилась несколько лет назад, а сейчас активно набирает обороты. С английского это слово переводится как «использование внешних ресурсов» — передача компанией части бизнес-процессов другой организации по договору.

К аутсорсингу чаще всего прибегает малый и средний бизнес, впрочем, крупные компании тоже порой выводят непрофильные функции за пределы штата.

Основная причина популярности — экономия. Содержать в штате узкоспециализированных экспертов (например, IT-специалистов, бухгалтеров, юристов) дорого. Кроме того, иногда нужна разовая помощь, а не постоянный сотрудник.

Если вы впервые рассматриваете аутсорсинг бухгалтерии, скорее всего, у вас возникнут вопросы:

• Что включает обслуживание?
• Можно ли настроить работу удаленного бухгалтера как штатного?
• Как контролировать подрядчика?
• На что обращать внимание при выборе компании, кроме цены?

Каким ООО подойдет удаленная бухгалтерия?

Удаленная бухгалтерия подойдет не всем ООО. Проще понять, кому она точно не подходит.

Во-первых, руководителям, которые склонны к гиперконтролю, предпочитая давать устные указания лично, требуя постоянной доступности сотрудника. Для них важно, чтобы бухгалтер был «под рукой», реагировал на задачи в режиме «сделать вчера».

Во-вторых, компаниям с нестандартными или экзотическими требованиями к учету. Бухгалтерские аутсорсеры работают по отлаженным регламентам - процессы автоматизированы, сотрудники обучены стандартам. Любые отклонения от типовых схем приводят к ручной работе и повышают затраты.

Способы получения бухгалтерских услуг

Организации в любом случае нужен бухгалтера, даже при самой простой системе налогообложения: ведение учета обязательно для всех фирм. ИП тоже выгодно сотрудничать с бухгалтером — хотя они не обязаны вести учет, управленческая отчетность помогает в бизнесе, а налоговые законы часто меняются.

Бухгалтерские услуги не только налоговый и бухгалтерский учет. Они включают:

• Работу главного бухгалтера (решение сложных задач).
• Ведение отдельных участков (например, расчет зарплаты или авансовые отчеты).

Бухгалтер — важный партнер для бизнеса.

Варианты получения услуг:

• Штатный бухгалтер (удаленный, на полную или частичную занятость).
• Бухгалтер-фрилансер.
• Аутсорсинговая компания.

Чем крупнее аутсорсер, тем больше вариантов он предлагает. Выбор зависит от бюджета и особенностей компании.

Выборочный аутсорсинг

В отличие от комплексного аутсорсинга (его обычно заказывают гендиректор или CFO), выборочный аутсорсинг бухгалтерии чаще инициирует главбух.

Причины делегирования части функций:

• Желание переключиться с рутины на стратегические задачи уровня CFO.
• Отказ от расширения штата и связанных проблем: найм, обучение, контроль сотрудников.
• Использование готовых технологических решений без затрат денег и времени на внедрение.
• Распределение ответственности за сложные или рискованные участки учета.
• Доступ к бесплатной экспертной поддержке по профессиональным вопросам.

Многие участки бухгалтерии требуют времени, но не экспертизы главбуха. Аутсорсинг таких задач — эффективное решение.

Популярные направления для выборочного аутсорсинга:

• Расчет зарплаты.
• Арендные платежи (для сетевых компаний).
• Учет кассовых операций (розничная торговля).
• Обработка первички (для аудируемых или часто проверяемых фирм).

Умение использовать аутсорсинг для оптимизации учета — важный пункт в резюме современного главбуха.

Полный аутсорсинг

Бухгалтерский аутсорсинг «все включено» заменяет штатного главбуха или целый бухгалтерский отдел. В услугу входят: ведение налогового и бухгалтерского учета, расчет зарплаты, работа с первичными документами, подготовка платежек в клиент-банке и сдача отчетности.

Бухгалтерские фирмы также предлагают дополнительные услуги:

• подготовку управленческой отчетности,
• оптимизацию налогообложения,
• юридическое сопровождение,
• доработку или смену учетных систем,
• интеграцию систем,
• внедрение ЭДО,
• хостинг или аренду 1С.

Стоимость аутсорсинга зависит от:

• объема платежей компании,
• численности штата (для расчета зарплаты),
• отрасли бизнеса,
• вида аутсорсинга,
• налогового режима,
• оборотов компании.

Как устроен аутсорсинг бухгалтерских услуг

Гендиректора часто видят в бухгалтерском аутсорсинге способ переложить ответственность за учет. Многие считают, если отчетность подписывает директор бухфирмы по доверенности, клиент не несет последствий. Это заблуждение — за ведение учета всегда отвечает гендиректор компании.

Однако с аутсорсера можно взыскать ущерб, и в этом его плюс перед штатным бухгалтером.

Что лучше - аутсорсинг или штатный бухгалтер?

Решение зависит от приоритетов руководителя. Одни предпочитают полный контроль, другие — статус клиента:

• Отказаться от решения кадровых и организационных вопросов.
• Снять финансовую ответственность за штрафы из-за ошибок бухгалтера.
• Не зависеть от конкретного специалиста.
• Оплачивать за результат, а не затраченное время.

Главное отличие — тип договора. Это важное преимущество аутсорсинга.

Со штатным бухгалтером (даже удаленным) заключают трудовой договор, регулируемый ТК РФ.

С аутсорсером (фрилансером или компанией) — гражданско-правовой договор по нормам ГК РФ.

Сравнение по законодательным нормам показывает явные плюсы аутсорсинга:

 

Сравниваемый параметр	Аутсорсер	Штатный работник
Предоставление и оплата больничного (первые 3 дня)	нет	да
Предоставление и оплата ежегодного отпуска	нет	да
Выплата заработной платы 2 раза в месяц	нет (по договоренности)	да
Оплата работы в выходные, сверхурочной работы	нет	да
Выплата зарплаты, даже при отсутствии работы	нет	да
Расходы на повышение квалификации специалиста	нет	да
Оборудование рабочего места	нет	да
Разносторонняя подготовка и умение работать с разными ситуациями	да (за счет того, что бухгалтер-фрилансер работает с разными бизнесами, или что в аутсорсинговой фирме есть специалисты со знаниями в разных сферах)	нет (или расходы на повышение квалификации, прохождение обучения)
Оперативная замена сотрудника, если он не устраивает	да	нет

 

Это не все различия. Разрыв гражданско-правового договора проще, чем расторжение трудового. Ответственность исполнителя четче прописывается в гражданско-правовом договоре, чем в трудовом.

Ключевое отличие — взносы и НДФЛ. Для штатного бухгалтера их начисляет работодатель. Фрилансер (ИП или самозанятый) платит налоги сам. С выплат аутсорсеру дополнительные суммы не удерживаются.

Плюсы и минусы аутсорсинга

Преимущества:

• Готовая команда специалистов. В аутсорсинговой компании работают профильные эксперты с релевантным опытом. Вам не нужно искать кадры — их подберут под ваши задачи.
• Экономия ресурсов. Вы платите только за фактически затраченное время, а не за полную ставку, даже если задачи занимают 30 часов в месяц.
• Гибкость под нагрузку. Не нужно нанимать или увольнять сотрудников при изменении объема задач — достаточно скорректировать тариф.
• Снижение рисков. Аутсорсер страхует профессиональную ответственность и возмещает штрафы за свои ошибки. Со штатным бухгалтером взыскать ущерб почти невозможно без договора о полной матответственности, который он вряд ли подпишет.
• Свобода выбора. Уволить штатного сотрудника сложно, а сменить аутсорсера просто — расторгните договор и найдите нового подрядчика.
• Автоматизация процессов. Аутсорсер поможет внедрить электронный документооброт (ЭДО), оптимизировать документооборот и сделать учет прозрачнее.

Недостатки:

• Риск ошибки в выборе. Даже при договоре на полное ведение бухгалтерии компания несет налоговую, административную и уголовную ответственность. Контроль качества зависит от аутсорсера: если у него нет страховки или он ненадежен — это грозит проблемами.
• Риск утечки данных. При передаче конфиденциальной информации третьим лицам важно прописать в договоре ответственность за разглашение и убедиться в безопасности хранения.
• Дополнительные расходы. Штатному сотруднику можно поручить новые задачи без повышения зарплаты. У аутсорсера обязанности строго по договору — любые допуслуги оплачиваются отдельно.
• Ограниченный контроль. Доступ к базам, программам учета и аналитике может быть ограничен. Внесение срочных правок или формирование внеплановых отчетов часто невозможно — проблема для тех, кто привык к неформальной коммуникации.

Два важных момента в договоре на аутсорсинг бухгалтерских услуг

Договор на бухгалтерский аутсорсинг обычно стандартный. В нем прописаны: предмет договора, стоимость услуг, срок действия, права и обязанности сторон, их ответственность.

На что важно смотреть:

• Лимиты ответственности. Например, договор может ограничивать срок ответственности аутсорсера одним годом, а возмещение ущерба — стоимостью услуг за последний квартал. Надежные компании указывают полное возмещение ущерба в течение трех лет — этот период охватывают налоговые проверки.
• Регламенты оказания услуг. Они прилагаются к договору. Детальная проработка правил — признак надежности аутсорсера.

Также проверьте, есть ли у бухфирмы страховка профессиональной ответственности. Это дополнительная гарантия безопасности.

Как контролировать ведение бухгалтерского учета сторонней организацией

Бухгалтерский аутсорсинг часто воспринимают как «чёрный ящик», где процессы непонятны. Однако надежные компании стремятся к прозрачности:

• Предоставляют личные кабинеты для отслеживания задач и сроков.
• Открывают круглосуточный доступ к базам.
• Внедряют автоматизированный контроль качества, так как несут финансовую ответственность за ошибки.

Содержать внутренних аудиторов дорого, а их ресурсы ограничены. Поэтому контрольные функции автоматизируют. При выборе аутсорсера уточните, какие инструменты автоматизации у него есть.

Цены на аутсорсинг бухгалтерии в Москве

На рынке бухгалтерского аутсорсинга отсутствуют единые стандарты ценообразования. Цены в разных компаниях формируются на основе различных (не всегда очевидных) критериев, поэтому прямое сравнение прайсов некорректно. Если не разобраться в принципах формирования стоимости конкретной фирмы, итоговый чек может оказаться выше заявленного изначально.

Первое, что необходимо уточнить — ключевой показатель, на котором базируется расчет стоимости обслуживания. Основных критериев может быть несколько, но один из них всегда существенно влияет на цену. Например,

• объем первичной документации;
• количество проводок или операций;
• фактическое время работы бухгалтера (почасовая оплата);
• выручка компании-клиента.

Предпочтение стоит отдавать компаниям с прозрачными критериями, например, где стоимость зависит от объема переданной «первички».

Второй момент - под одинаковыми названиями услуг (например, «ведение налогового и бухгалтерского учета») могут скрываться разные условия. Всегда запрашивайте перечень того, что входит в стоимость, а что оплачивается отдельно. Фирмы с изначально низкими ценами часто добавляют скрытые платежи в процессе работы.

Третий аспект - для растущего бизнеса нельзя ориентироваться только на текущие показатели. Опытные специалисты перед расчетом стоимости задают уточняющие вопросы о бизнесе и ожиданиях клиента.

Как корректно оценить стоимость аутсорсинга:

• Обратите внимание на детализацию вопросов от бухфирмы - чем подробнее запрос, тем точнее предложение и меньше неожиданностей в процессе.
• Сравните стоимость услуги со средней зарплатой специалиста нужного уровня. Оцените, сколько часов в месяц или квартал заложено в тариф. Это поможет избежать ошибки при выборе «самого дешевого» предложения.

Бухгалтерский аутсорсинг — долгосрочное сотрудничество. Ежедневное взаимодействие с командой требует личного контакта: встречайтесь с представителями компании, не ограничивайтесь телефонными переговорами.

Как найти и выбрать лучшую аутсорсинговую компанию?

Поиск бухгалтера на аутсорсинге кажется простым, но на практике это сложная задача. При обилии предложений сложно определить наиболее подходящее.

Клиенты редко знают критерии выбора, кроме цены, поэтому часто ориентируются на рейтинги. Это разумно, но важно учитывать: единственный авторитетный рейтинг — от «Эксперт РА». Компании в нем проходят проверку и подтверждают выручку официальной отчетностью.

Другие рейтинги обычно создают небольшие бухфирмы, включая себя в топ-3 или топ-5, чтобы продвинуться в поиске по запросам со словом «рейтинг».

Критерии выбора аутсорсинговой бухгалтерии:

• Срок работы и размер компании (менее 7-10 лет и 50 сотрудников — признаки незрелого бизнеса: возможны проблемы с заменой специалистов, коммуникацией и контролем качества).
• Наличие регламентов (документы подтверждают стандарты работы и обучение сотрудников; изучая их, вы поймете, как работает бухфирма и чего от нее ждать).
• Технологичность (уточните, как обеспечивают сохранность данных, конфиденциальность, контроль качества и взаимодействие. Солидные компании используют дорогие ИТ-решения).
• Финансовая ответственность (проверьте действующий полис страхования ответственности и его отражение в договоре).
• Отраслевой опыт (запросите рекомендации клиентов из вашей сферы на фирменном бланке с печатью и подписью).

Личные впечатления от встреч — ключевой фактор. Обращайте внимание на «тревожные звоночки»: срывы сроков, шаблонные договоры, невнятное общение, отсутствие интереса к вашим задачам или поспешное назначение цены. Если компания не подходит по этим параметрам — продолжайте поиск.

Бухгалтер-фрилансер

Отдельно стоит отметить бухгалтеров-фрилансеров. Они сочетают черты штатного сотрудника и аутсорсера, наследуя их преимущества и недостатки.

Для небольших компаний передача бухгалтерии и отчетности фрилансеру может быть выгодной. Вы платите только за услуги, экономите на отпускных и больничных, а также можете в любой момент сменить специалиста.

Плюсы фрилансера аналогичны аутсорсингу - отсутствие расходов на налоги, взносы, оборудование рабочего места или обучение.

Однако у них есть минусы штатного сотрудника - возможны перерывы в работе из-за болезни или отпуска. В таких случаях платить не придется, но бухгалтер может временно выпасть из процесса. При этом многие фрилансеры гибко подходят к графику и остаются на связи даже во время отдыха.

Преимущество штатного работника - это персональный подход. Фрилансер изучает специфику вашего бизнеса и подбирает оптимальные решения для учета и налогообложения.

Риски непрофессионализма или недобросовестности одинаковы для штатных бухгалтеров, аутсорсинговых компаний и фрилансеров.

Итоги

Аутсорсинг — передача части задач сторонним организациям. Его основные плюсы включают экономию ресурсов и возможность привлечения высококвалифицированных специалистов, которых невыгодно содержать в штате. К минусам относятся обезличенность работы, риск раскрытия коммерческой тайны третьими лицами и отсутствие прямого контроля над процессом.