Как проверить бухгалтера на профпригодность руководителю, главному бухгалтеру

Для многих руководителей и владельцев бизнеса бухгалтерия — сложная и непонятная сфера, куда лучше не вмешиваться. Из-за этого бухгалтеры действуют на своё усмотрение, а руководство обнаруживает проблемы только постфактум: после проверок с огромными доначислениями или блокировки счетов, которая парализует работу компании.

Чтобы избежать неприятных сюрпризов в виде долгов перед бюджетом, несданных деклараций, ошибок в расчёте налогов, отсутствия первичных документов и других «мелочей», важно регулярно проверять работу бухгалтера.

Но как проверить бухгалтера без глубоких знаний в налогах и бухучёте? Это возможно.

Для собственников и гендиректоров мы создали пошаговую инструкцию по оценке работы бухгалтерии. С ней даже без погружения в тонкости учёта можно проверить компетенции бухгалтера и быстро оценить качество ведения учёта.

Зачем проверять своего бухгалтера?

Вести бизнес вслепую — распространённая, но рискованная практика среди директоров и собственников компаний. Проблема не в нехватке времени или желания, а в непонимании того, чем занимается бухгалтер и как проконтролировать его работу.

Есть три ключевые причины, почему важно решить этот вопрос:

• Гарантия точности и надёжности налоговой отчётности.
• Соблюдение законодательства и учётных стандартов.
• Профилактика мошенничества и финансовых нарушений.

Какие ошибки в работе бухгалтера помогут вам избавиться от денег?

Чтобы понять, какие ошибки в работе бухгалтера создают риски для бизнеса, достаточно знать, за какие нарушения предусмотрены штрафы. Примеры таких нарушений:

• Бухгалтер не подал отчетность вовремя или выбрал неправильный способ подачи (ст. 219 НК РФ). Штраф составляет от 5% до 30% от неуплаченной суммы налога, но не меньше 1000 рублей. За несдачу отчетности по страховым взносам, 6НДФЛ и НДС налоговики могут заблокировать расчетный счет до устранения нарушения. Это крайне неприятная ситуация, которая полностью зависит от действий или бездействия бухгалтера.
• Бухгалтер нарушил правила учета доходов и расходов или объектов налогообложения (ст. 120 НК РФ). Штраф — от 10 000 рублей до 20% от неуплаченного налога, вызванного ошибкой бухгалтера.
• Бухгалтер не оплатил налоги вовремя или допустил ошибку, неправомерно уменьшив сумму налога (ст. 122 НК РФ):
• Если нарушение совершено умышленно, штраф составит 40% от неуплаченной суммы.
• При непреднамеренной ошибке штраф равен 20% от неуплаченной суммы налога.
• Бухгалтер не выполнил агентские налоговые удержания. Например, не был удержан НДФЛ или агентский НДС при аренде муниципального имущества либо работе с иностранными поставщиками услуг. Штраф равен 20% от неудержанной суммы (ст. 123 НК РФ).
• Бухгалтер нарушил кассовую дисциплину. Штраф за каждое нарушение — от 40 000 до 50 000 рублей.

Как видите, законодательство довольно строгое. Владельческий контроль никто не отменял! Всегда проверяйте работу бухгалтера, чтобы избежать ненужных рисков.

Пошаговая инструкция для тестирования работы бухгалтерии

Если вы не разбираетесь в бухгалтерском учете, но чувствуете, что дела идут не так гладко, как вам рассказывают, потребуются аргументы для серьезного разговора с бухгалтером. Лучший вариант — обратиться к специалистам и заказать профессиональный экспресс-аудит. Это качественно, недорого и быстро. Если такой возможности нет, не стоит отчаиваться. Вы можете самостоятельно проверить работу бухгалтера, даже не имея специальных знаний. Для этого используйте следующую последовательность действий.

Обеспечьте себе доступ к бухгалтерской базе для проверки работы специалиста

Чаще всего учет ведется в программе 1С:Бухгалтерия.

Попросите системных администраторов предоставить вам доступ к 1С. Даже при отсутствии навыков работы в этой программе сам факт получения доступа может насторожить бухгалтера.

Реакция сотрудника может быть разной. Например, он станет активнее закрывать незавершенные задачи или проявит нервозность из-за недостаточной квалификации. По этим действиям можно предварительно оценить, есть ли повод для беспокойства.

Сделайте экспресс-проверку с помощью бесплатного отчета в конфигурации 1С Бухгалтерия

Для этого подойдет программа 1С Бухгалтерия, если она используется для ведения учета. При запуске отчета «Экспресс-проверка» система автоматически выявит ошибки.

Откройте базу 1С Бухгалтерия, перейдите в раздел «Отчеты» и выберите «Экспресс-проверка».

Нажмите «Показать настройки», отметьте все пять пунктов. Укажите период проверки и нажмите «Выполнить проверку».

После завершения обработки программа сформирует отчет. Разверните его, нажав на «+», чтобы увидеть подробный перечень текущих ошибок. Это даст основания для дальнейшей проверки бухгалтера и как минимум — повод вызвать его на объяснение.

Проверьте контроль отрицательных остатков на складе

В разделе «Склад» откройте отчет «Контроль отрицательных остатков». Выберите период проверки и нажмите «Сформировать».

После обработки программа выведет данные о товарах или материалах, которые были списаны (проданы, использованы в производстве), но не поступили на склад. Продажа «воздуха» или списание отсутствующих запасов — это тревожный сигнал. Уважительных причин для таких ошибок должно быть минимум. Грамотный бухгалтер обычно не допускает отрицательных остатков. Исключение — случаи хищений или порчи, выявленные при инвентаризации.

Если отчет покажет отрицательные остатки, запросите у бухгалтера пояснения. Аргументы вроде «не предоставили первичные документы по закупке» также указывают на проблемы. В современных условиях можно настроить электронный документооборот с контрагентами для своевременного получения документов.

Проверка точности и своевременности отчетности

Для проверки точности и своевременности отчетности необходимо знание налогового законодательства и стандартов учета.

Бухгалтер должен проверять правильность заполнения налоговых деклараций, своевременно подавать отчетность в налоговые органы и анализировать отчеты о финансовых результатах и деятельности организации.

В основном отчетность сдается в электронном виде. Подтверждением сдачи отчетности служит квитанция, полученная от налоговой или фондов. Отчетность и квитанции можно хранить в электронном виде. Убедитесь, что вся отчетность вашей компании и квитанции хранятся в электронном архиве.

• Убедитесь в правильном заполнении налоговых деклараций.
• Проверьте своевременную подачу отчетности в налоговую.
• Проанализируйте отчеты о финансовых результатах и состоянии дел.

Поручите бухгалтеру получить в налоговой справку о состоянии расчетов с бюджетом

Обычно документ формируют за 1–3 дня. После получения проверьте, есть ли в справке пенни, штрафы, недоимки или переплаты по налогам и взносам. Запросите у бухгалтера комментарии по указанным суммам.

Учтите: переплаты не всегда повод для радости. Они могут указывать на ошибку бухгалтера при перечислении налогов.

Оценка организации и поддержание системы учета

Оценка организации и ведения системы учета требует понимания учетных процедур, механизмов контроля и опыта работы с бухгалтерским ПО. Специалисту необходимо проверить:

• Соблюдение учетных процедур и контрольных мер;
• Использование автоматизированных бухгалтерских систем;
• Эффективность применения специализированных программ.

Также анализируют наличие регламентированных политик, уровень подготовки сотрудников и их компетентность.

Проверить состояние расчетов с бюджетом

Поручите бухгалтеру запросить в ИФНС справку о состоянии расчетов с бюджетом на текущую дату. Запрос можно отправить электронно. Справку налоговая также предоставит в цифровом формате. Срок подготовки — до 3 рабочих дней. В документе будут отражены:

• пени и штрафы (при наличии);
• недоимки;
• переплаты по налогам.

После получения попросите бухгалтера расшифровать все суммы в справке и подтвердить их соответствие данным учета.

Проверьте наличие документов с самыми крупными контрагентами

Первичные документы — ключевой объект проверки со стороны контролирующих органов. Убедитесь, что в наличии есть оригиналы

• товарных накладных,
• актов выполненных работ,
• счетов-фактур

по крупнейшим поставщикам. Документы должны быть подписаны обеими сторонами и храниться в упорядоченных папках. Оптимально иметь электронный архив со сканированными копиями для быстрого поиска.

При запросе ИФНС документы необходимо предоставить оперативно. Задержка может привести к доначислению налогов.

Экспресс-проверка налоговой отчетности

Для генерального директора компании мы предлагаем использовать экспресс-метод проверки отчетов. Эта методика помогает выявить в отчетности «красные флаги» для налоговых органов. Для ее применения не требуются углубленные знания бухучета.

1. Сравните годовую выручку из деклараций по НДС, налогу на прибыль и Отчета о финансовых результатах

   Как это сделать:

   • Сложите выручку из разделов 3 деклараций по НДС за все кварталы.
   • Возьмите выручку из листа 2 декларации по налогу на прибыль.
   • Проверьте выручку в Отчете о финансовых результатах.

   При расхождениях запросите пояснения у бухгалтера (ИФНС может направить аналогичный запрос).

2. Сравните сумму расходов в декларации по налогу на прибыль и Отчете о финансовых результатах

   В декларации по прибыли откройте Приложение №2 к Листу 02 — здесь указаны расходы по налоговому учету. В Отчете о финансовых результатах отражены расходы по бухучету.

   При расхождениях попросите бухгалтера объяснить их причины.

3. Проверьте наличие убытка в декларации по прибыли

   Убыток приведет к вызову на комиссию в ИФНС. Запросите у бухгалтера варианты:

   • Исключить убыток из декларации.
   • Подготовить обоснование причин его возникновения.

   Если убыток фиксируется несколько периодов подряд, компания может попасть в план выездных проверок.

4. Рассчитайте долю вычета по НДС

   Формула: Доля вычетов = (Общая сумма вычетов / Общая сумма начисленного налога) х 100%

   Сравните результат с безопасной долей вычета по вашему региону. При значительном отклонении запросите у бухгалтера способы корректировки показателей. Превышение дозы вычетов повышает риск включения компании в план налоговых проверок.

Беседа о выполнении обязанностей

Обсудите со специалистом следующие вопросы:

• Осуществляется ли ежеквартальная сверка с бюджетом.
• Как организован сбор первичной документации.
• Делается ли регулярная сверка с контрагентами, как часто.
• Следит ли бухгалтер за изменениями законодательства РФ и повышает квалификацию.
• Используется ли в компании ЭДО (электронный документооборот).

Как не должен вести себя бухгалтер, если он хорошо справляется со своими обязанностями?

Специалист, уверенный в своей компетентности и своевременном выполнении задач, обычно спокоен и готов предоставить сверку с налоговой, аккуратно оформленные отчеты за последние 3 года, а также помощь в освоении программы 1С.

Если бухгалтер некомпетентен или скрывает ошибки, возможны такие реакции:

• Агрессия при попытке запросить данные, доступные ранее только бухгалтерии.
• Попытки вызвать жалость, объясняя причины несвоевременного или некачественного выполнения обязанностей.
• Отказ в предоставлении информации, обвинения в недоверии или угрозы увольнением.

Такое поведение может указывать на недобросовестность сотрудника. Решение о дальнейших действиях остается за вами, но игнорировать подобные сигналы не рекомендуется.

Идеальный бухгалтер – какой он

Если главный бухгалтер недостаточно квалифицирован, это отразится на качестве учета. Признаки идеального бухгалтера:

• Ежемесячно или ежеквартально проводит сверки с ключевыми контрагентами.
• Каждые три месяца проверяет выписку расчетов с бюджетом после сдачи отчетности. Контролирует корректность отражения деклараций и налоговых платежей. Это помогает избежать претензий со стороны ИФНС и ошибок в списании средств.
• Своевременно сдает отчетность, чтобы исключить штрафы и блокировку счетов компании.
• Информирует руководство о сумме предстоящих налогов заранее, а не в последние дни перед сдачей отчетности. Это позволяет оптимизировать платежи с применением законных методов.
• Использует электронный документооборот для обмена документами с поставщиками и покупателями.
• Постоянно повышает квалификацию: участвует в вебинарах, изучает статьи, работает с правовыми системами. Рекомендуется спросить бухгалтера о последних изменениях в законодательстве и их влиянии на бизнес. Отсутствие интереса к нововведениям увеличивает риск ошибок.
• Имеет детальную учетную политику, подготовленную с использованием профессиональных справочно-правовых систем (КонсультантПлюс, Гарант и др.), а не созданную автоматически в 1С.

Важные аспекты для проверки компетенций бухгалтера

Провести интервью и тестирование, на которых:

• Проверить понимание налогового законодательства и учетных стандартов.
• Уточнить принципы и процедуры ведения бухучета.
• Оценить умение работать с бухгалтерскими программами.

Оценить образование, профессиональное развитие

• Оценить участие в профессиональных тренингах и семинарах.
• Убедиться в наличии сертификатов и лицензий.
• Изучить опыт работы и рекомендации от предыдущих работодателей.

Проверка загруженности

Руководитель может провести анализ самостоятельно. Если результаты окажутся неудовлетворительными, стоит обратиться к специалистам и заказать внешнюю проверку бухгалтерской службы.

Как провести самостоятельную внутреннюю проверку:

• Определите четкий список задач, которые выполняет бухгалтерия.
• Если обязанности пересекаются с задачами других отделов, четко разграничьте их и сообщите о новых правилах на совещании.
• Проверьте, оснащена ли бухгалтерия всем необходимым для автоматизации: программы, техника, ПО. При наличии проблем — устраните их.
• Совместно с бухгалтерией оцените время, требуемое на каждую задачу. Возможно, потребуется корректировка при увеличении автоматизации.
• Распределите задачи между сотрудниками, закрепив за каждым свой участок работы.
• Проанализируйте рабочее время: хватает ли его на выполнение задач или есть избыток?
• Примите решение на основе результатов. Если у сотрудников много свободного времени, рассмотрите сокращение штата или переход на аутсорс. Если не успевают — наймите дополнительного специалиста. Решение принимайте только после полной проверки бухгалтерии, включая анализ долгов, баланса и документов.

Вывод

После выполнения всех перечисленных шагов вы сможете детально обсудить ситуацию с бухгалтером. Ваши опасения могли усилиться, или же главбух подтвердил свою компетентность. В любом случае, время потрачено не зря:

• Вы получили информацию о том, как организован учет в компании и как сдается отчетность.
• Вы определили, есть ли необходимость углубленной проверки работы бухгалтера.

Если возникли подозрения в некорректном ведении учета, рекомендуется заказать профессиональный экспресс-аудит. Это позволит провести углубленный анализ со стороны. По итогам аудита важно своевременно восстановить учет и исправить ошибки. Такие действия помогут снизить налоговые риски и избежать выездной проверки ИФНС.